d.velop documents Personalakte – Digitale Personalakte für den Mittelstand
Mit der documents Personalakte von d.velop digitalisieren Sie Ihre Mitarbeiterakten sicher und DSGVO-konform. Unabhängig von Ihrer HR-Lösung stehen Personalunterlagen zentral, strukturiert und digital zur Verfügung.
d.velop documents Personalakte – Digitale Personalakte für den Mittelstand
Mit d.velop documents digitalisieren, verwalten und archivieren Sie Ihre Unternehmensdokumente zentral und rechtssicher. Als zertifizierter d.velopPartner begleitet DPS Business Solutions mittelständische Unternehmen von der Beratung bis zur erfolgreichen Implementierung. So entsteht eine integrierte DMS-Lösung, die sich nahtlos in Ihre bestehende Systemlandschaft einfügt.
Unsere Kunden
Unsere Kunden
Was ist die Digitale Personalakte von d.velop?
Die d.velop documents Personalakte ist eine digitale Personalakte, mit der Unternehmen Personalunterlagen zentral, digital und DSGVO-konform führen können.
Arbeitsverträge, Bescheinigungen, Zeugnisse und weitere Personaldokumente stehen jederzeit strukturiert und sicher zur Verfügung – unabhängig davon, ob sie neu erstellt oder bereits digital archiviert wurden. So reduzieren Personalabteilungen Suchaufwände, vermeiden Papierakten und schaffen transparente HR-Prozesse.
Die cloudbasierte Lösung lässt sich unabhängig von einem bestehenden HR-System einsetzen oder in vorhandene HR-Lösungen integrieren. Rollenbasierte Zugriffsrechte schützen sensible Personaldaten, während strukturierte Ablage- und Archivierungsfunktionen Unternehmen bei der Einhaltung von Datenschutz- und Compliance-Anforderungen unterstützen.
Als zertifizierter d.velop-Partner begleitet DPS Business Solutions Unternehmen von der Beratung bis zur erfolgreichen Einführung der Lösung.
Infobox
Gesetzliche Digitalisierungspflicht
ab 2027
Ab dem 1. Januar 2027 müssen bestimmte entgeltrelevante Unterlagen für Betriebsprüfungen grundsätzlich digital geführt werden.
Eine digitale Personalakte unterstützt Unternehmen dabei, Personaldokumente strukturiert, zentral und rechtskonform bereitzustellen und schafft damit eine wichtige Grundlage für die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen.
→ Mehr zur Digitalisierungspflicht von Entgeltunterlagen erfahren
vorteile
Ihre Vorteile mit der d.velop documents Personalakte
Zentrale Ablage
Personalunterlagen jederzeit griffbereit
Alle Personaldokumente stehen zentral, strukturiert und digital zur Verfügung – vom Arbeitsvertrag bis zur Gehaltsabrechnung. Das verkürzt Suchzeiten und erleichtert die tägliche Arbeit in der Personalabteilung.
Compliance zuverlässig unterstützen
Datenschutz und
-Sicherheit
Rollenbasierte Zugriffsrechte und eine strukturierte Dokumentenablage helfen dabei, sensible Personaldaten DSGVO-konform zu verwalten und gesetzliche Anforderungen zuverlässig umzusetzen.
Freiräume schaffen
Mehr Zeit für Ihre Mitarbeiter
Routineaufgaben rund um die Personalakte werden vereinfacht und beschleunigt. So bleibt Ihrer Personalabteilung mehr Zeit für die Aufgaben, die Menschen wirklich weiterbringen.
Sie nutzen die Sage HR Suite?
In der Sage HR Suite ist die d.velop-Technologie im HR-System integriert.
Funktionen
Funktionen der Digitalen Personalakte von d.velop
Personalunterlagen zentral und digital führen
Mit der documents Personalakte von d.velop verwalten Sie alle Personaldokumente an einem zentralen Ort – von Arbeitsverträgen über Bescheinigungen bis hin zu Zeugnissen und Gehaltsunterlagen. Einheitliche Aktenstrukturen sorgen für Ordnung und einen schnellen Zugriff auf alle relevanten Informationen.
Ihre Vorteile:
• Zentrale digitale Personalakte
• Einheitliche Dokumentenstruktur
• Keine Papierakten oder Schattenablagen
• Schneller Zugriff auf alle Personalunterlagen
Dokumente einfach ablegen und schnell wiederfinden
Neue Dokumente lassen sich intuitiv per Drag & Drop oder über bestehende Prozesse der richtigen Personalakte zuordnen. Dank strukturierter Ablage finden Sie benötigte Unterlagen innerhalb weniger Sekunden wieder.
Ihre Vorteile:
• Intuitive Dokumentenablage
• Schnelle Dokumentensuche
• Weniger Suchaufwand
• Höhere Effizienz im HR-Alltag
Sensible Personaldaten sicher schützen
Mit rollenbasierten Berechtigungen steuern Sie genau, welche Personen auf welche Dokumente zugreifen dürfen. So bleiben vertrauliche Personalinformationen geschützt und nur autorisierten Mitarbeitenden zugänglich.
Ihre Vorteile:
• Rollenbasierte Zugriffsrechte
• Schutz sensibler Personaldaten
• DSGVO-konforme Berechtigungsverwaltung
• Nachvollziehbare Zugriffe
Rechtskonforme Archivierung unterstützen
Die documents Personalakte unterstützt Sie bei der strukturierten Archivierung von Personalunterlagen sowie bei der Einhaltung von Aufbewahrungs- und Löschfristen. So schaffen Sie eine verlässliche Grundlage für Datenschutz, Compliance und Betriebsprüfungen.
Ihre Vorteile:
• Unterstützung bei Archivierungs- und Löschfristen
• DSGVO-konforme Dokumentenablage
• Strukturierte Dokumentation
• Grundlage für gesetzliche Anforderungen
Flexibel mit Ihren Anforderungen wachsen
Die d.velop documents Personalakte lässt sich unabhängig von einem bestehenden HR-System nutzen und bei Bedarf um weitere digitale HR-Lösungen ergänzen – beispielsweise für die sichere Zustellung von Gehaltsabrechnungen oder die Digitalisierung weiterer Personalprozesse.
Ihre Vorteile:
• Einsatz mit oder ohne HR-System
• Erweiterbar um weitere HR-Lösungen
• Zukunftssichere Plattform
• Flexible Anpassung an Ihr Unternehmen
Mit der digitalen Personalakte von d.velop haben Sie eine optimale Grundlage für weitere digitale HR-Prozesse. Ergänzen Sie die Lösung bei Bedarf um ein digitales Mitarbeiterpostfach, digitale Zustellung von Gehaltsabrechnungen oder weitere HR- und Dokumentenmanagement-Lösungen von DPS Business Solutions.
Sie möchten wissen, wie sich die die d.velop documents Personalakte in Ihre bestehende Systemlandschaft integrieren lässt?
Wir zeigen Ihnen die Digitale Personalakte live oder beraten Sie persönlich zu den Einsatzmöglichkeiten in Ihrem Unternehmen.
Zielgruppen
Für wen eignet sich die d.velop documents Personalakte?
Die digitale Personalakte von d.velop eignet sich insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen, die ihre Personalunterlagen digitalisieren, HR-Prozesse vereinfachen und sensible Mitarbeiterdaten sicher verwalten möchten. Gleichzeitig unterstützt die Lösung Unternehmen dabei, die Umsetzung der gesetzlichen Digitalisierungspflichten für entgeltrelevante Unterlagen ab 2027 zu unterstützen.
Personalabteilungen mit einem hohen Dokumentenaufkommen
Ob Arbeitsverträge, Bescheinigungen, Zeugnisse oder Gehaltsunterlagen – mit der d.velop documents Personalakte verwalten Sie alle Personaldokumente zentral, strukturiert und jederzeit digital verfügbar.
Unternehmen mit bestehenden HR-Systemen
Die documents Personalakte ergänzt vorhandene HR-Lösungen und schafft eine zentrale Ablage für alle Personalunterlagen. So profitieren Unternehmen von einer digitalen Personalakte, ohne ihre bestehende Softwarelandschaft ersetzen zu müssen.
Unternehmen ohne digitales HR-System
Die cloudbasierte Lösung kann auch unabhängig von einem bestehenden HR-System eingesetzt werden. Damit erhalten Unternehmen einen einfachen Einstieg in die digitale Personalaktenführung – ohne umfangreiche Softwareeinführung.
Unternehmen mit hohen Datenschutz- und Compliance-Anforderungen
Rollenbasierte Zugriffsrechte, strukturierte Dokumentenablage und die Unterstützung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Archivierungsanforderungen machen die d.velop documents Personalakte zu einer zuverlässigen Lösung für den sicheren Umgang mit sensiblen Personaldaten.
d.velop documents Personalakte wird unter anderem erfolgreich eingesetzt in
Fertigungsindustrie
Großhandel
Dienstleistungsunternehmen
Bauunternehmen
Sozialwirtschaft
Öffentliche Einrichtungen
Über das Unternehmen
Warum die digitale Personalakte von d.velop mit DPS Business Solutions einführen?
Als zertifizierter d.velop-Partner begleitet DPS Business Solutions mittelständische Unternehmen bei der erfolgreichen Einführung digitaler Lösungen.
Zertifizierter d.velop-Partner mit ganzheitlicher Beratung
Wir unterstützen Sie bei der Auswahl, Konzeption und Einführung von d.velop documents Personalakte – abgestimmt auf Ihre Geschäftsprozesse und Unternehmensziele. Gemeinsam entwickeln wir eine Lösung, die sich nahtlos in Ihre bestehende ITLandschaft integriert und langfristig Mehrwert schafft.
Mehr als nur Software
Wir liefern nicht nur die Software – wir sorgen dafür, dass sie erfolgreich in Ihre Unternehmensprozesse integriert wird. Von der Beratung über die Implementierung bis hin zu Hosting und Support erhalten Sie alle Leistungen aus einer Hand.
Implementierung, Integration und Schulung aus einer Hand
Unsere Experten begleiten Sie während des gesamten Projekts – von der technischen Einrichtung über die Anbindung an ERP-, HR- und Microsoft-Systeme bis hin zur Schulung Ihrer Mitarbeitenden. So gelingt die Einführung effizient und mit hoher Akzeptanz im Unternehmen.
Hosting, Weiterentwicklung und Support für langfristigen Erfolg
Auch nach dem Go-live stehen wir Ihnen als verlässlicher Partner zur Seite. Ob Hosting im eigenen Rechenzentrum, technischer Support oder die Weiterentwicklung Ihrer digitalen Prozesse – wir begleiten Sie langfristig auf Ihrem Weg der Digitalisierung.
25 Jahre
an Erfahrung
+1.800
Kunden
+50
Hersteller
+100
Branchen
Unsere partner
Sie planen die Einführung einer digitalen Personalakte?
Unsere Experten begleiten Sie von der Auswahl bis zum erfolgreichen Betrieb.
Testimonials
Referenzen & Projekterfahrung
Die folgenden Aussagen spiegeln typische Rückmeldungen aus Kundenprojekten wider:
Digitale Workflows haben viele manuelle Abläufe ersetzt. Dokumente werden schneller bearbeitet, Freigaben laufen transparent ab und wir haben jederzeit den Überblick über den aktuellen Bearbeitungsstand.
Geschäftsführer eines mittelständischen Dienstleistungsunternehmens
Die digitale Personalakte hat unsere tägliche Arbeit spürbar erleichtert. Weniger Suchaufwand, strukturierte Abläufe und jederzeit verfügbare Personalunterlagen schaffen mehr Zeit für die Betreuung unserer Mitarbeiter.
Geschäftsführerin eines mittelständischen Unternehmens
Gerade bei sensiblen Personaldaten ist ein klar geregelter Zugriff entscheidend. Mit der digitalen Personalakte können wir Berechtigungen gezielt steuern und erfüllen unsere internen Datenschutzanforderungen deutlich einfacher.
Personalreferent eines größeren Handelsunternehmens
Früher mussten wir Dokumente in Papierakten, E-Mails und verschiedenen Ordnern zusammensuchen. Heute stehen alle Personalunterlagen zentral zur Verfügung und wir finden die benötigten Informationen innerhalb weniger Sekunden.
Personalleiterin eines mittelständischen Möbelherstellers
Zertifizierter d.velop-Partner
Ganzheitliche Projektbegleitung
Integration in ERP- und HR-Systeme
Hosting im eigenen Rechenzentrum
Support durch erfahrene
Consultants
d.velop documents Personalakte
Basic
Für den einfachen Einstieg – grundlegende Funktionen für die zentrale Verwaltung von Personalunterlagen – vom Arbeitsvertrag bis zur Gehaltsabrechnung.
jährlich abgerechnet
ab 39 €
/Monat
Sofort startklar in der Cloud – ganz ohne HR-System
Schnittstelle HR-Systeme
Eine zentrale Akte zu Ihren Mitarbeitern
Vorgefertigte Aktenstruktur verfügbar
Dokumente per Drag & Drop ablegen
Rollenbasierte Zugriffsrechte
GoBD- und DSGVO-konform
Cloudzugriff
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Bringen Sie Ihre Personalakten ins digitale Zeitalter
Mit der d.velop documents Personalakte digitalisieren Sie Ihre Personalunterlagen sicher, strukturiert und DSGVO-konform. DPS Business Solutions begleitet Sie von der Beratung bis zur erfolgreichen Einführung – für effiziente HR-Prozesse und eine zukunftssichere Personalverwaltung.
FAQ
Die wichtigsten Fragen & Antworten zur digitalen Personalakte
Was ist d.velop documents Personalakte?
Die d.velop documents Personalakte ist eine digitale Personalakte, mit der Unternehmen Personalunterlagen zentral, digital und DSGVO-konform führen können. Arbeitsverträge, Zeugnisse, Bescheinigungen und weitere Personaldokumente stehen jederzeit strukturiert und sicher zur Verfügung.
Kann die d.velop documents Personalakte auch ohne bestehendes HR-System genutzt werden?
Ja. Die digitale Personalakte von d.velop kann unabhängig von einem bestehenden HR-System eingesetzt werden. Sie eignet sich sowohl als eigenständige digitale Personalakte als auch als Ergänzung zu vorhandenen HR-Lösungen.
Lässt sich die d.velop documents Personalakte in bestehende HR-Systeme integrieren?
Ja. DPS Business Solutions integriert die d.velop documents Personalakte in bestehende HR- und IT-Systeme. Dadurch bleiben Ihre vorhandenen Prozesse erhalten und Personalunterlagen stehen zentral und digital zur Verfügung.
Ist die d.velop documents Personalakte DSGVO-konform?
Die digitale Personalakte unterstützt Unternehmen mit rollenbasierten Zugriffsrechten, einer strukturierten Dokumentenablage und sicheren Archivierungsfunktionen bei der DSGVO-konformen Verwaltung sensibler Personaldaten. Die rechtskonforme Nutzung setzt zusätzlich passende organisatorische Prozesse im Unternehmen voraus.
Unterstützt die d.velop documents Personalakte bei den Digitalisierungspflichten ab 2027?
Ja. d.velop documents Personalakte unterstützt Unternehmen dabei, Personalunterlagen digital und strukturiert bereitzustellen. Damit schafft sie eine wichtige Grundlage für die digitale Führung entgeltrelevanter Unterlagen und unterstützt die Umsetzung gesetzlicher Anforderungen. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Themenseite zur Digitalisierungspflicht.
Welche Dokumente können in der d.velop documents Personalakte verwaltet werden?
Mit der digitalen Personalakte lassen sich unter anderem Arbeitsverträge, Bewerbungsunterlagen, Zeugnisse, Bescheinigungen, Gehaltsunterlagen sowie weitere Personaldokumente digital ablegen und strukturiert organisieren.
Wie lange dauert die Einführung von d.velop documents Personalakte?
Die Dauer der Einführung hängt von Ihren Anforderungen sowie möglichen Integrationen ab. Da die d.velop documents Personalakte cloudbasiert bereitgestellt wird, kann sie in vielen Fällen schnell eingeführt und produktiv genutzt werden. DPS Business Solutions erstellt dafür einen individuellen Einführungsplan.
Warum sollte ich die d.velop documents Personalakte mit DPS Business Solutions einführen?
DPS Business Solutions begleitet Unternehmen von der Beratung über die Einführung bis zur Integration der d.velop documents Personalakte. Als zertifizierter d.velop-Partner erhalten Sie Beratung, Implementierung, Hosting und Support aus einer Hand.
Können bestehende Papierakten digital übernommen werden?
Ja. Bestehende Personalunterlagen können digitalisiert und strukturiert in d.velop documents Personalakte übernommen werden. DPS Business Solutions unterstützt Unternehmen dabei, bestehende Papierakten effizient in die digitale Personalakte zu überführen.
Wer darf auf die digitale Personalakte zugreifen?
Die d.velop documents Personalakte verfügt über ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept. Unternehmen legen individuell fest, welche Personen auf welche Personalunterlagen zugreifen oder diese bearbeiten dürfen. So bleiben sensible Mitarbeiterdaten geschützt.
Noch Fragen?
Wir finden gemeinsam die passende Lösung.
Gerne berate ich Sie persönlich. Buchen Sie einfach einen passenden Termin in meinem Kalender.
Christian Litzba
Teamleader Sales Development